গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ থেকে এ-সংক্রান্ত বিশেষ পরিপত্র জারি করা হয়।
পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারি প্রয়োজনে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা দেশ-বিদেশে সফর করেন। এসব সফরের ব্যয়ের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিগণ বিষয়ক ইউনিটে প্রয়োজনীয় অর্থ বরাদ্দ দেয়া হয়। সফরের আগে অগ্রিম অর্থ অথবা সফর শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে বিল পাঠানো হয়।
তবে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র যথাযথভাবে দাখিল না করায় প্রায়ই বিল পরিশোধে জটিলতা তৈরি হয়। আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত ও এ ধরনের জটিলতা কমাতেই নতুন নির্দেশনা দেয়া হয়েছে।
নির্দেশনা অনুযায়ী, ভ্রমণকারী মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর স্বাক্ষর ও সিলযুক্ত বিলের সঙ্গে নির্ধারিত প্রমাণপত্র জমা দিতে হবে। বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা অফিস আদেশ সংযুক্ত করতে হবে।
আরও পড়ুন:
এছাড়া যাতায়াত ব্যয়ের ক্ষেত্রে ভাড়ার প্রকৃত পরিমাণ উল্লেখ থাকা টিকিট, আকাশপথে ভ্রমণের ক্ষেত্রে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও সূচি এবং আবাসিক হোটেলের প্রকৃত পরিশোধিত বিলের মূল কপি বা প্রমাণক দিতে হবে। বৈদেশিক মুদ্রায় ব্যয় হলে টাকার সঙ্গে বিনিময় হারের বিবরণী এবং অন্যান্য আনুষঙ্গিক ব্যয়ের ভাউচার বা প্রমাণপত্রও জমা দিতে হবে।
অনুমোদিত সময়ের চেয়ে বেশি সময় সফর করতে হলে সরকারপ্রধানের অনুমোদন অনুযায়ী অতিরিক্ত সময়ের জন্য পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে।
অগ্রিম অর্থের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে। সফর শেষে এক মাসের মধ্যে অগ্রিমের সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। আগের কোনো সফরের অগ্রিম বিল যথাসময়ে সমন্বয় না হলে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর পরবর্তী সফরের জন্য নতুন অর্থ বরাদ্দ দেয়া হবে না।
এছাড়া বিল দাখিলের সময় মূল কপিসহ মোট তিন সেট জমা দিতে হবে এবং সব ফটোকপি সত্যায়িত হতে হবে। নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়ের প্রক্রিয়া সহজ করতে পর্যাপ্ত সময় হাতে রেখে বিল দাখিলের নির্দেশনাও দেয়া হয়েছে।
যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনক্রমে জারি করা নতুন পরিপত্রের মাধ্যমে গত বছরের ৪ মে জারি করা পরিপত্রটি প্রতিস্থাপিত হবে। নতুন নির্দেশনা অবিলম্বে কার্যকর হবে।
